Zasady i warunki przechowywania dokumentacji spółki

Większość z dokumentów, jakie od samego początku prowadzenia działalności powstają i się gromadzą w spółce podlegają archiwizacji. Niektóre z nich trzeba przechowywać kilka miesięcy, inne rok, kilka, a nawet kilkadziesiąt lat, zależy to od danych w nich zawartych. 

Dokumenty podlegające przechowywaniu można podzielić na trzy grupy: dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS oraz dokumenty pracownicze. Szczegółowy wykaz dokumentów, które należy archiwizować określony jest i zależy od specyfiki dotyczącej firmy.

Miejsce przechowywania dokumentacji spółki należy wskazać we wniosku składanym do Krajowego Rejestru Sądowego przy procesie rejestracyjnym. Może nim być np.: siedziba spółki, miejsce prowadzenia działalności lub biuro rachunkowe. Istnieje również możliwość przechowywania, ale tylko niektórych dokumentów firmy w formie elektronicznej.

Bardzo często bywa tak, że przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z oferty wynajmu firmy, która zajmie się przechowywaniem dokumentów jego spółki.

Warunki, w jakich musi być przechowywana dokumentacja firmowa zostały ściśle określone w ustawie. Muszą być one zgodne z zasadami bezpieczeństwa i spełniać wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.

Pomieszczenie, w którym są przechowywane dokumenty musi być suche, niewilgotne, nienarażone na pożar lub zalanie i spełniać wymogi dotyczące oświetlenia. Powinno być wyposażone w ognioodporne i chroniące przed włamaniem drzwi oraz zawierać sygnalizację alarmową. Dokumentacja musi być chroniona przed kurzem, owadami oraz grzybami wywołującymi pleśń.

Bardzo ważne jest, aby dokumenty spółki były odpowiednio przechowywane. Pod żadnym wypadkiem niewolno ich wyrzucać. Gdy minie już okres przez jaki mamy je archiwizować można się ich pozbyć poprzez zniszczenie.